+7 (499) 653-60-72 Доб. 817Москва и область +7 (800) 500-27-29 Доб. 419Федеральный номер

Как хранятся документы в бухгалтерии

ЗАДАТЬ ВОПРОС

Как хранятся документы в бухгалтерии

Согласно ст. Однако данное правило распространяется исключительно на документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов. Кроме того, в ст. При этом 4-летний срок начинает течь не с даты составления документа, а с момента окончания отчетного налогового периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности или уплаты налога письмо Минфина РФ от

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Хранение документов бухгалтерского учета должно осуществляться в полном соответствии с действующими законодательными нормами. Подробнее о правилах и сроках хранения таких документов вы узнаете из нашей статьи.

Хранение первичных документов

Бухгалтерские документы можно сравнить с древними окаменелостями, сохранившими отпечатки вымерших животных. Отгрузки, закупки, сделки по продаже, расчеты фирмы уже давно в прошлом, и никто о них не вспоминает, а бухгалтерские документы продолжают бережно хранить каждый шаг жизнедеятельности компании. Соблюдать законы по срокам хранения документации важно прежде всего потому, что вы можете аргументировать ваши затраты в случае проверки. При раннем уничтожении бумаг или их потере вы не сможете доказать хотя бы сам факт их существования.

И проверяющие будут вправе не учесть ваши расходы и вычеты по НДС , они доначислят штрафы и налоги. Вот почему в хранении документов вы должны быть безупречны — вы избавите себя и организацию от лишних волнений и разбирательств.

Почему существует несколько правовых документов вместо одного? Бухгалтерский учет многозадачен, он затрагивает отчетность, трудовые отношения, кадровые решения и многое другое.

Нормативные бумаги могут упоминать одни и те же документы и устанавливать различный порядок их хранения. При несовпадении двух сроков хранения следует руководствоваться тем сроком, который дольше. Отсчет хранения документа начинается не с той даты, которой он датирован, а с начала следующего года. Вы получили счет-фактуру от поставщика, датированную 1 февраля года. Вы знаете, что этот тип документации ваше предприятие хранит пять лет. Исходя из этого, вы имеете право уничтожить бумагу после 1 февраля года, так как именно в эту дату ваш документ официально будет храниться пять лет.

То есть точные сроки выбирает для себя сама компания, сообразуясь со своими возможностями если есть кому заниматься архивом, позволяет помещение. Если документооборот компании небольшой, документы допускается хранить в том же помещении, где происходит основная работа.

При большом бумажном обороте документов компании выделяют отдельное помещение под архив. Если организация не может выделить помещение под архив документов бухгалтерского учета, допускается сдать их на хранение в компанию, которая специализируется на архивах.

Каждый вид документа имеет свои сроки хранения — от минимального до такого периода, в который может вместиться человеческая жизнь. Минимальный срок хранения возможен больший при принятии соответствующего решения внутри компании. Договоры о материальной ответственности с сотрудниками организации. Акты по процессам, которые велись в компании в том числе о несчастных случаях.

В архив сдаются документы для долгосрочного хранения более десяти лет при минимальной вероятности, что они понадобятся в настоящий момент или в ближайшем будущем. Как мы видели из таблицы, некоторые категории документов подлежат невероятно длительному хранению — до 75 лет.

Передача документов в архив совершается согласно графику, который утверждается руководителем компании в приказе о формировании архива. Это может быть раз в месяц или раз в год — в зависимости от документооборота предприятия.

Архив не должен содержать ксерокопий. Если подлинник по объективным причинам невозможно поместить в архив, туда сдается заверенная копия. В идеале документы, сданные в архив, должны быть впоследствии сброшюрованы по какому-либо признаку и подшиты — для повышения уровня безопасности.

Если документ прошит нитками по правилам, незаметно подменить один лист другим практически невозможно. Когда эти действия выполнены, на обложке брошюры ставится идентифицирующая информация, а именно: год, порядковый номер, количество подшитых листов, область учета, вид подшитых документов и другие данные. За сохранность нужных бумаг целиком и полностью отвечает руководитель компании — с него и спросят.

Несмотря на то что начальство всегда делегирует заботу об архиве своим сотрудникам. Величина штрафов прямо пропорциональна значительности утерянного документа.

За легкие нарушения предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в размере — рублей. Если же отсутствие бумаги влечет за собой искажение бухгалтерского отчета, руководитель и главный бухгалтер могут быть оштрафованы на — рублей.

Самой опасной пропажей могут оказаться первичные документы, регистры и счета-фактуры. Их используют при ведении налогового учета, и именно потенциальное уклонение от уплаты налогов строго карается штрафом от 10 до 30 рублей.

При большом рвении в отсутствии документов можно усмотреть мошеннические действия и применить статью из Уголовного кодекса. Этот наихудший вариант грозит ответственному лицу штрафом до миллиона рублей и заключением до шести лет. Если сами сотрудники обнаружили пропажу документов, необходимо незамедлительно сообщить об этом руководителю. Согласно правилам ведения бухучета, руководитель обязан назначить комиссию для установления причин пропажи. Результатом работы комиссии должно стать составление акта о результатах расследования.

Даже если акт не разъяснит потерю бумаг, он продемонстрирует проверяющим органам нежелание утаивать информацию. Существует ряд обстоятельств, которыми можно объяснить утрату бумаг и не понести за это ответственность. К таким случаям относят форс-мажор в виде стихийных бедствий или взлома, поджог помещения.

Руководство должно заблаговременно получить справку от пожарных инстанций или правоохранительных органов, объясняющую утрату документов. В том случае, если архив выстроен логично даты на полках и папках легко просматриваются, доступ к папкам не затруднен, документы расположены строго по типам , с процедурой утилизации документов не будет больших хлопот.

Первый этап предполагает, что компания через установленный внутренними правилами период проводит разбор накопившихся бумаг и снимает с полок те папки, содержимое которых уже можно не хранить. В больших компаниях с огромным документооборотом выбирается конкретная дата для мероприятия или череда дат, созывается экспертная комиссия из нескольких человек, которые проводят многие часы в архиве, выявляя, от чего стоит избавиться.

Эти люди должны обладать высоким уровнем квалификации, чтобы суметь отличить важные документы от неважных. Во-первых, эти действия подкреплены приказом об инвентаризации в свободной форме, который издает руководитель. В нем перечислены участники, цели, проставлены даты. Во-вторых, уже сами участники составляют акт об отобранных документах, в котором они кратко перечисляются.

В случае если объемы действительно велики, компания может нанять профессиональных архивистов. Они не только не дадут уничтожить нужные документы, но и выдадут официальную опись уничтоженного. В маленьких компаниях задача по уничтожению бумаг возложена либо только на сотрудника архива, либо на одного бухгалтера. При этом для законности процедуры приказ и акт также должны составляться.

Второй этап предусматривает, что при отсутствии найма архивистов со стороны, сотрудники компании либо уничтожают бумаги с помощью шредера, либо разрывают их руками. Второе возможно только при очень маленьких объемах бумаг. Недопустимо использование оборотной стороны документов, подлежащих ликвидации, в качестве черновиков. Обязательные к хранению бумаги могут содержать тайну персональных данных или налоговую тайну.

Ваш e-mail не будет опубликован. Следить за комментариями к этой статье. Интересно почитать Делимся опытом Советы. Правовые аспекты Бухгалтерия и налоги Правовая поддержка Формы документов. Финансы и инвестиции Инвестирование Личные финансы Криптовалюты и блокчейн Банковские продукты.

Сроки и порядок хранения бухгалтерских документов в организации, сдача в архив и ответственность. Сегодня мы поговорим о правилах хранения бухгалтерских документов. Понравилась статья? Посоветуйте её своим друзьям! Не нашли ответа на свой вопрос?

Воспользоваться поиском. Комментариев нет - Читать комментарии. Добавить комментарий Отменить ответ Ваш e-mail не будет опубликован. О Проекте Рекламодателям. Политика конфиденциальности Пользовательское соглашение. Подписка по Email Подписаться. Копии документов или корешки о принятии наличных средств. Книга по движению трудовых и учету пустых бланков.

Приказы о приеме на работу, увольнении, переводе. Положение по обучению и повышению квалификации сотрудников.

Правила хранения документов бухгалтерского учета

Как указано в основном законе о бухучете ФЗ , срок хранения документов бухгалтерского учета не должен быть. Однако, следует учитывать, что порядок хранения бухгалтерских документов, включая и сроки их хранения, устанавливаются каждой организацией самостоятельно, с учетом норм и требований:. В таблице вы можете найти ответы на вопрос, сколько хранить бухгалтерские документы по их виду с отсылками на законодательные акты. Регистры налогового учета и налоговая отчетность декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т. По начислению и уплате страховых взносов Т, Т, Т, кассовые и банковские по выплатам сотрудникам, больничные, платежки на перечисление взносов, расчеты по страховым взносам, др. По персоналу трудовые договоры, личные карточки Т-2 , лицевые счета Т работников, приказы и распоряжения о приеме на работу, переводе, увольнении, премировании и т. Если же велся учет периодов работы во вредных или опасных условиях, в зависимости от даты создания:.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Бухгалтерские документы можно сравнить с древними окаменелостями, сохранившими отпечатки вымерших животных. Отгрузки, закупки, сделки по продаже, расчеты фирмы уже давно в прошлом, и никто о них не вспоминает, а бухгалтерские документы продолжают бережно хранить каждый шаг жизнедеятельности компании. Соблюдать законы по срокам хранения документации важно прежде всего потому, что вы можете аргументировать ваши затраты в случае проверки. При раннем уничтожении бумаг или их потере вы не сможете доказать хотя бы сам факт их существования. И проверяющие будут вправе не учесть ваши расходы и вычеты по НДС , они доначислят штрафы и налоги.

Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца. Из материала, подготовленного экспертами службы Правового консалтинга ГАРАНТ, вы узнаете каковы сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, а также особенности порядка их хранения. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская финансовая отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года ч. Сроки хранения электронных документов регистров устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях. При этом экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской финансовой отчетности в последний раз ч.

Но некоторые данные по срокам обеспечения сохранности документации разнятся.

Купить систему Заказать демоверсию. Хранение документов бухгалтерского учета. Подготовлена редакция документа с изменениями, не вступившими в силу.

Сколько бюджетной организации хранить бухгалтерские документы

Текущая версия Вашего браузера не поддерживается. Вопросы судебной практики: Предоставление обществом с ограниченной ответственностью информации об обществе Подробная информация о сроках хранения документов бухгалтерского учета и отчетности содержится в разд. Практическое пособие по налоговым проверкам Законодательство устанавливает сроки хранения документов отдельно для целей налогового учета и для целей бухгалтерского учета. Поскольку один и тот же документ может быть необходим одновременно как для налогового, так и для бухгалтерского учета, нужно учитывать и те и другие сроки. Полагаем, что, если сроки хранения определенного документа для целей налогового и для целей бухгалтерского учета различаются, стоит ориентироваться на более продолжительный срок.

Дмитрий Станкевич. Основными нормативными актами, регулирующими вопросы хранения и уничтожения первичной документации субъектов хозяйствования, являются:.

Хранение бухгалтерских документов: правила и сроки

Во время работы организации накапливается много первичных документов. Их нужно собирать, хранить, и ни один нельзя выкинуть раньше срока. Как организовать хранение документов, не проштрафиться и не утонуть в бумагах, расскажем в этой статье. Нет единого документа, в котором была бы собрана вся информация о том, как и сколько нужно хранить документы. Поэтому приходится руководствоваться несколькими нормативными актами, которые иногда противоречат друг другу. Обязанность хранить данные бухгалтерского и налогового учета прописана и в Налоговом кодексе РФ пп. В этом же перечне для каждого вида документов указаны и сроки хранения. Правила организации государственного архивного дела прописаны в Федеральном законе от

Храним документы в организации правильно

Обжалование действий сотрудников дорожной полиции Бесплатная юридическая консультация - Юрист онлайн консультация Здравствуйте!!. У Меня К Вам вопрос имеют ли права сотрудники МАИ штрафовать по камерам наблюдения. Работодадель отказывается уволить работника по собственному желанию Бесплатная юридическая консультация - Трудовое право(Российская Федерация) Здравствуйте господа юристы.

У меня вот такая проблема. Выдел доли Бесплатная юридическая консультация - Гражданское право(Российская Федерация) Добрый день. Бесплатная юридическая консультация - Юрист онлайн консультация Добрый день. У моей мамы есть квартира, квартира находилась в банке под залогом, мама решила продать квартиру нашлись покупатели .

Подборка наиболее важных документов по вопросу Сроки хранения бухгалтерских документов нормативно-правовые акты формы статьи.

Несмотря на то, что юридической помощью можно воспользоваться и в крупном городе, ее стоимость далеко не всегда доступна малообеспеченным и многодетным семьям.

Не каждый инвалид, а тем более пенсионер или ветеран, который живет на скромную пенсию, может обратиться к адвокату. Кроме того, они не всегда знают о своих законных правах и не способны самостоятельно отстоять свои интересы. Поэтому компетентная юридическая помощь им очень нужна.

Консультация юриста по телефону бесплатно круглосуточно Москва и Московская область осуществляется по номеру:Жители Санкт-Петербурга и Ленинградской области могут получить бесплатную юридическую консультацию по телефону:Внимание.

Для жителей всех населенных пунктов Российской Федерации (включая Москву, Санкт-Петербург и их области) юридическая помощь предоставляется бесплатно.

Эксперты назвали самые быстрые в выдаче шенгенских виз россиянам страны Исследование показало, что быстрее всего визы россиянам выдают такие страны, как Греция, Италия, Болгария и Хорватия. Опасный дейтинг: эксперты назвали самые незащищенные приложения для знакомств Почти все популярные у россиян дейтинговые приложения уязвимы для хакеров, что ставит под угрозу сохранность персональных данных пользователей.

Самоцель всего процесса признание отцовства сына Истицы в отношении умершего Шиян Д. В связи с неграмотностью выбранного Янковской И.

Поскольку это нарушает все нормы военного права и личные права солдат, такие случаи требуют разбирательства. Не всегда солдаты или их семьи имеют возможность посетить центры "Правового простора". Специально для таких случаев на нашем сайте работают консультации военного юриста онлайн.

Вы можете задать любой вопрос, касающийся нарушения прав военных, и вам ответят в течение 24 часов.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Первичная документация в бухгалтерском учете
Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Конон

    Браво, вас посетила просто великолепная мысль

  2. Будимир

    Теперь мне стало всё ясно, благодарю за нужную информацию.

  3. Никита

    Ваш ответ бесподобен... :)